08.02.2007

Angaben auf Geschäftsbriefen/E-Mails

Seit Januar gelten für geschäftliche E-Mails die gleichen gesetzlichen Formvorschriften wie für Geschäftsbriefe in Papierform.

Mit dem am 01.01.2007 in Kraft getretenen „Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister“ (EHOG) wird ein zentrales Unternehmensregister in Deutschland errichtet. Des weiteren wurden durch Ergänzungen in § 37a Abs. 1 HGB, § 80 Abs. 1 AktG sowie § 35a Abs. 1 GmbHG die Formanforderungen an Geschäftsbriefe in Papierform auf E-Mails ausgedehnt. 

Danach müssen in E-Mails, die als Geschäftsbriefe an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind, die Firma mit Rechtsform, der Ort der Handelsniederlassung, das zuständige Registergericht und die Handelsregisternummer angeben werden. Bei einer GmbH sind zusätzlich alle Geschäftsführer mit ausgeschriebenen Familiennamen und mindestens einem Vornamen zu nennen. Bei einer Aktengesellschaft ist neben den Vorständen in derselben Form auch der Vorsitzende des Aufsichtsrats aufzuführen. Das gilt auch für eine GmbH mit Aufsichtsrat. Ein bloßer Link auf eine Unternehmens-Webseite genügt nicht, um diesen Formerfordernissen genüge zu tun. Verstöße können von den Behörden geahndet werden. Es wird diskutiert, ob auch kostenpflichtige Abmahnungen zulässig wären.